A Publika Magyar Könyvtári Kör Egyesület (a továbbiakban: PMKK)

 az Európai Parlament és a Tanács a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló – és 2018. május 25. napjától alkalmazandó – (EU) 2016/679 rendeletének (a továbbiakban: GDPR),

 a GDPR által nem szabályozott körben az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvénynek (a továbbiakban: Infotörvény), illetve szektorális jogszabályoknak, valamint

 a Publika Magyar Könyvtári Kör Egyesülettel kapcsolatba kerülő természetes személy szerződő partnerek, illetve munkavállalóink, továbbá egyéb személyek személyes adatainak fokozott védelme, illetve ezen személyes adatok jogszerű, tisztességes és átlátható kezelése, valamint felhasználása módjának meghatározása céljából

 a változó jogszabályi környezethez alkalmazkodás, és a PMKK adatvédelem iránti elkötelezettsége, ezzel együtt szerződéses partnereink irányába fennálló bizalom fenntartása érdekében

 AZ ALÁBBI SZABÁLYZATOT ALKOTJA:

I.                    Adatkezelő adatai

Adatkezelő cégneve: Publika Magyar Könyvtári Kör Egyesület

Adatkezelő képviselője: dr. Billédi Ferencné

Adatkezelő székhelye: 1032 Budapest, Bécsi út 193.

Adatkezelő cégjegyzékszáma: 09-02-0002301

Adatkezelő adószáma: 18562044-1-41

Adatkezelő telefonszáma: +36 1 367 2996

Adatkezelő elektronikus elérhetősége: bil7603@ella.hu

II.                  Fogalom-meghatározások

A jelen Szabályzat alkalmazásában:

1. „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet (pl. gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, lekérdezés, felhasználás, továbbítás, törlés), amelyet a PMKK tevékenysége keretében végez;
2. „adatkezelő”: a GDPR 4. cikk 7. pontjában meghatározott körben a PMKK;
3. „adatvédelmi incidens”: a GDPR 4. cikk 12. pontjában meghatározott körülmény;
4. „Hatóság”: a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság;
5. „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó bármely információ, amelynek eredményeként a természetes személy közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, így név, személyazonosításra alkalmas igazolvány adatai, helyadatok alapján egyedileg beazonosítható;
6. „szerződő partner”: a PMKK-val tevékenységére vonatkozóan egyedi kötelmi jogviszonyt létesítő természetes személy;

 III.                Szabályzat célja és hatálya

7. A jelen Szabályzat célja, hogy a PMKK valamennyi vezető tisztségviselője, tagja, munkavállalója, illetve a PMKK-val foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló egyéb személy tevékenysége során megtartsa az adatvédelemre vonatkozó mindenkor hatályos jogszabályi rendelkezéseket. A PMKK vezető tisztségviselői, tagjai, munkavállalói, valamint a PMKK-val foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló egyéb személyek a PMKK-val kapcsolatba kerülő természetes személy szerződő partnerek és egyéb természetes személyek személyes adatainak kezelése alkalmával kötelesek a GDPR, az Infotörvény, valamint a jelen Szabályzat rendelkezéseinek mindenek felett álló megtartására.

 A PMKK a személyes adatok kezelése során köteles megtartani az adatkezelésre vonatkozó jogszabályokban meghatározott alábbi elveket (GDPR 5. cikk (1) bekezdés):

• jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság;
• célhoz kötöttség;
• adattakarékosság;
• pontosság;
• korlátozott tárolhatóság;
• integritás és bizalmas jelleg;
• elszámoltathatóság.

9. A PMKK a beépített és alapértelmezett adatvédelem kívánalmának megfelelően valamennyi adatkezelési tevékenysége során az adatvédelem elveit, illetve az adatvédelemre vonatkozó mindenkor hatályos jogszabályi követelményeket megtartva jár el az elszámoltathatóság és a személyes adatok jogosultjai jogainak és szabadságainak védelme érdekében.
10. IV.                PMKK által végzett adatkezelések
11. A PMKK által végzett valamennyi adatkezelés adatvédelem hatálya alá tartozik. A PMKK személyes adatok vonatkozásában adatkezelésre csak akkor jogosult, ha arra jogcímmel rendelkezik.
12. A PMKK személyes adatokon végzett adatkezelést, személyes adatok megismerését, gyűjtését vagy felhasználását csak abban az esetben jogosult végezni (akkor rendelkezik jogcímmel),

• ha ahhoz a személyes adat jogosultja kifejezett hozzájárulását adta a személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő megismeréséhez és kezeléséhez;
• amennyiben az adatkezelés a PMKK-ra vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges;
• az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben a személyes adatok jogosultja az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően a személyes adatok jogosultjának kérésére történő lépések megtételéhez szükséges;
• amennyiben az adatkezelés a személyes adat jogosultjának vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekének védelme miatt szükséges, illetve a PMKK (vagy egy harmadik fél) jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha a PMKK-val szemben elsőbbséget élveznek a személyes adat jogosultjának olyan érdekei és alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé.

12. A PMKK adatkezelési tevékenysége során adatfeldolgozót igénybe vehet.

IV/A. [Tagokkal kapcsolatban végzett adatkezelés]

19. A PMKK jogosult megismerni azon természetes személyek személyes adatait, akik a PMKK tagjai, illetve akik a PMKK tagjává kívánnak válni.
20. A jelen alfejezet szerinti adatkezelés célja:
21. a PMKK és a személyes adat jogosultja közötti, a PMKK mint egyesülettel tagsági jogi jogviszony létesítése, fenntartása, e jogviszonyból eredő jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése, valamint a jogviszony megszüntetése;
22. a PMKK taggal kapcsolatos jogos érdekének védelme és érvényesítése;
23. a PMKK-t a tagsági jogviszonnyal kapcsolatban terhelő jogi kötelezettség teljesítése.
24. A jelen alfejezet szerinti adatkezelés időtartama: a tagsági jogviszony létesítésétől kezdődően a tagsági jogviszony időtartamának megszűnését követő 5 év. Amennyiben jogszabály ettől eltérő időtartamot határoz meg, úgy az adatkezelés időtartama e jogszabályban meghatározott időtartam.
25. A jelen alfejezet szerinti adatkezelés módja: papír alapú vagy elektronikus nyilvántartás vezetése, illetve a személyes adatokon végzett papír alapú vagy elektronikus művelet.
26. A jelen alfejezet szerinti adatkezelés csak abban az esetben jogszerű, ha ahhoz a PMKK megfelelő jogcímmel rendelkezik. A jelen alfejezet szerinti adatkezelés elsődleges jogcíme a személyes adat jogosultjának hozzájárulása. A személyes adatok jogosultja a hozzájáruló nyilatkozat megtételével kifejezetten hozzájárul ahhoz, hogy a PMKK a személyes adat jogosultja – tagsági jogviszony létesítéséhez szükséges és elengedhetetlen – személyes adatait tartalmazó okmányról, illetve egyéb iratról fénymásolatot vagy elektronikus másolatot készítsen, és a személyes adatok megőrzését e másolat megőrzésén keresztül teljesítse. A PMKK az így készült másolatot a személyes adat jogosultjára vonatkozó egyéb iratokkal együtt olyan helyen köteles megőrizni, ahol azokhoz illetéktelen személy nem férhet hozzá.
27. A PMKK a személyes adat jogosultja alábbi adatainak megismerésére és kezelésére jogosult:
28. családi és utónév;
29. munkahely;
30. lakcím;
31. telefonszám;
32. email cím;
33. aláírás;
34. tagsági jogviszony létesítéséhez szükséges adatokat tartalmazó okmányok és egyéb iratokban rögzített személyes adatok.
35. A hozzájáruláson alapuló adatkezelés során a személyes adat jogosultját (tagfelvételi kérelmet előterjesztő természetes személyt) a PMKK a személyes adat jogosultjával létrehozandó tagsági jogviszony létesítését megelőzően – a tagfelvételi kérelem („PMKK Belépési Nyilatkozat”) aláírásával és PMKK-nál történő benyújtással egyidőben – köteles tájékoztatni

• a PMKK, illetve a PMKK képviselőjének nevéről, elérhetőségéről;
• arról, hogy a tagsági jogviszony csak abban az esetben jöhet létre, ha az ahhoz szükséges személyes adatainak PMKK általi ismeréséhez és kezeléséhez hozzájárul, illetve e hozzájárulás visszavonhatóságáról;
• az adatkezelés pontos céljáról, jogalapjáról, konkrét terjedelméről;
• a személyes adatok címzettjeiről, illetve kategóriáiról;
• a személyes adat tárolásának tervezett idejéről;
• a személyes adat jogosultját megillető jogokról;
• a Hatóságnak címzett panasz, vagy bírósági jogorvoslat előterjesztésének lehetőségéről.

A tájékoztatást a PMKK az 1. sz. melléklet felhasználásával és a személyes adat jogosultjának – honlapon – történő hozzáférhetővé tétellel köteles teljesíteni.

21. A PMKK a tájékoztatást tömören és közérthetően köteles megadni a személyes adat jogosultjának. A tájékoztatás megadása mellett a PMKK köteles a jelen Szabályzatot a személyes adat jogosultja részére hozzáférhetővé tenni, kérésére elektronikus formában elektronikus kézbesítési címére megküldeni.
22. A személyes adat jogosulja a tájékoztatást követően önként jogosult eldönteni, hogy a PMKK-val kíván-e tagsági jogviszonyt létrehozni. A személyes adat jogosultjának hozzájárulása akkor jogszerű, ha az
23. önkéntes;
24. konkrét adatkezelésre vonatkozik;
25. megfelelő tájékoztatáson alapul; és
26. egyértelmű akaratát tartalmazza.

A PMKK a személyes adatok jogosultja által megtett hozzájárulás az ellenkező bizonyításáig jogszerűnek tekinti. A hozzájárulási nyilatkozat esetleges jogellenességét az érintett bizonyítja.

22. A személyes adat jogosultjának hozzájárulásán alapuló adatkezelés feltétele, hogy a személyes adat jogosultja a személyes adatok kezeléséhez a PMKK-val létrejövő tagsági jogviszonyát megelőzően a PMKK adatkezelési tájékoztatóját, a PMKK adatkezelésének célját, illetve az adatkezelés tényét, valamint a megismerni és kezelni kívánt adatok körét elismerje és az adatkezeléshez hozzájáruljon a tagfelvételi kérelem („PMKK Belépési Nyilatkozat”) nyomtatványon szereplő ilyen tartalmú nyilatkozatának aláírásával. A nyilatkozat tartalma a következő:

„Alulírott, [NÉV] (lakcím: [***]) mint a személyes adatok jogosultja jelen nyilatkozom útján az (EU) 2016/679 általános adatvédelmi rendelet (GDPR) 6. cikk (1) bekezdés a) pontja alapján

 h o z z á j á r u l o k

 ahhoz, hogy a Publika Magyar Könyvtári Kör Egyesület (PMKK) mint adatkezelő a jelen Belépési Nyilatkozatban meghatározott személyes adataimat a tagsági jogviszony létesítése, a tagsági jogviszonyból eredő jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése, a tagsági jogviszony megszüntetése, a PMKK jogos érdekének érvényesítése és védelme, valamint  a PMKK-t e jogviszonnyal kapcsolatban terhelő jogi kötelezettségek teljesítése céljából megismerje és kezelje. Hozzájárulok ahhoz is, hogy a tagsági jogviszony létesítéséhez szükséges személyes adataimat tartalmazó okmányokról, illetve egyéb iratokról a PMKK másolatot készítsen, azokat megőrizze, illetve az okmányokban és egyéb iratokban rögzített személyes adatokat megismerje és kezelje. Kijelentem, hogy a PMKK adatkezelési tájékoztatójában és adatkezelési szabályzatában foglaltakat megismertem és megértettem. Jelen hozzájárulásom önkéntes, konkrét adatkezelésre vonatkozik, megfelelő tájékoztatáson alapul és egyértelmű akaratomat tartalmazza.

 Kelt [HELY], [DÁTUM]. napján

—————————–

[NÉV]

személyes adatok jogosultja”

25. Amennyiben a személyes adatok jogosultja a személyes adatai kezeléséhez nem járul hozzá, vagy megtagadja a hozzájárulási nyilatkozat aláírását, úgy a PMKK tagsági jogviszonyt az érintett természetes személlyel nem létesíthet.
26. A személyes adat jogosultja hozzájárulását bármikor visszavonhatja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. A személyes adatok kezeléséhez adott hozzájárulás visszavonásával a PMKK köteles a személyes adatkezeléshez mint előfeltételhez kapcsolódó tagsági jogviszony megszüntetésére.
27. A PMKK köteles minden nyilvántartásából törölni azt a személyes adatot, amelynek jogosultjával kötelmi jogviszonya bármely okból megszűnt és az adatkezelés időtartama letelt, kivéve, amennyiben a személyes adatok további kezeléséhez a jogosult hozzájárult vagy amennyiben a személyes adatok megőrzését a PMKK számára jogszabály (pl. adójogi jogviszony) írja elő.